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サポート来訪者管理システムとは？概要やメリット、選び方をわかりやすく解説
- 「来訪者管理システムと受付システムの違いが知りたい」
- 「自社に適した来訪者管理システムの選び方を知りたい」
など、来訪者管理システムのことは知っているものの詳しい役割や目的はわからないという企業担当者の方も多いでしょう。
「自社の課題を解決するシステム」を的確に選ぶためには、費用や機能について確認するだけでなく、来訪者管理システムの基本的な知識を理解しておくことが重要です。
本記事では、来訪管理受付システム「VisitView」を提供する弊社の知見を活かし、来訪者管理システムの概要や受付システムとの違い、来訪者管理システムを活用した受付の流れなどを解説します。
そのうえで、来訪管理受付システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
来訪者管理システムとは
来訪者管理システムとは、来訪者の情報を記録・管理することをメイン業務とした省人化システムのことです。
具体的に「来館者の情報」とは以下のような情報を記録・管理します。
- 来訪者の基本情報：氏名、会社名、役職、電話番号・メールアドレスなど
- 来訪の目的に関する情報：訪問理由、来訪者が会う予定の担当者など
- 来訪日時に関する情報：到着日時・退館日時、滞在時間
- 来訪場所に関する情報：入館ゲート、訪問するフロアや部屋
従来は受付した担当者が来館者情報を手作業で記録し、手続きにかかる煩雑さや一旦業務の手を止める必要があることから、「来館者管理によって業務効率が低下する」「人材不足で人手を割く余裕がない」といった課題が発生していました。
こうした課題を解決するために来館者管理システムを導入する企業が増えています。
受付システムとの違い
よく似たシステムに受付システムがありますが、その主な違いは、両者の目的にあります。
受付システムが「訪問者のチェックインとその対応」が目的であるのに対し、来訪者管理システムの目的は「訪問者の情報を管理し、セキュリティや運営効率を向上させること」です。
そのため、受付システムと来館者管理システムのどちらを導入すべきか迷った場合には、自社の解決したい課題や導入することで実現したい目的などについて検討すると良いでしょう。
ただし、最近ではどちらも似た機能を搭載したシステムが増えており、同じような意味合いで使われることも多くあります。
関連記事：受付システムとは？メリットや種類・機能と3つの比較ポイント
来訪者管理システムを利用した受付の流れ
ここでは、一般的な来訪者管理システムを利用した受付の流れをまとめました。なお、初回来訪者を想定した流れです。
- 来訪前に、来訪者や担当者がシステムに来訪者の情報を事前登録する
- 来訪者宛てに、入場用のQRコードや入場に必要な情報をメールなどで送付される
- 来訪者は施設に到着後、入場用のQRコードを機器にかざすなどの受付手続きを行う
- 担当者に訪問者の来訪通知が送付される
- 担当者が訪問者を案内するもしくはシステムが訪問者を案内する
また、退館時にもQRコードを機器にかざすなどの退館手続きを行うことで、来訪者の退館がシステム上に記録されます。
このように、担当者以外が訪問者を対応する手間がなくなり、多くの業務が自動化されることで、これまでにない快適でストレスフリーな受付を実現します。
来訪者管理システムを導入するメリット
ここでは、来訪者管理システムを導入するメリットを解説します。
セキュリティの強化
受付システムとの違いの点でも解説しましたが、来訪者管理システムを導入し、来訪者情報を管理することで、以下の点からセキュリティ強化につながります。
- 事前に訪問者情報を登録することで、訪問予定を把握できるため、不審者の来訪を防止できる
- 訪問者がアクセスできるエリアを限定することで、重要な資産や情報がある場所への侵入を防止できる
業務効率の向上
ほとんどの来訪者管理システムに、受付機能も搭載されているため、受付業務や来館者管理にかかる業務のほとんどを自動化できます。
訪問者が多い場合には、訪問者対応や来館者管理を行うだけでもかなりの手間が取られるでしょう。さらに、飛び込み営業などの予定にない訪問者の対応も行う場合には心理的な負担もかかります。
こうした手間がなくなり、本業に集中して取り組めるようになることで、業務効率の向上が期待できるのです。
訪問者にプラスの印象を与える
最近では、DXを推進している企業は「効率化」「合理化」に取り組んでいるというイメージをもつ人も多くなっていることから、来訪者管理システムの導入もその一環として、企業のイメージが向上します。
さらに、来訪者管理システムによって受付にかかる待ち時間や手間が低減されるためストレスの少ない快適な受付を体感でき、プラスの印象につながるでしょう。
スムーズな緊急時対応の実現
災害や事故などの緊急事態が発生したときには、在籍管理に非常に役立ちます。
その日の入退場に関するログを管理することで、「誰が施設内に残留していて、誰が外出しているか」をすぐに確認できるでしょう。
安否不明の人がいる場合にも、来訪者管理システムの通行記録を確認することで、取り残されている場所を予測できます。
またシステムによっては、指定したドアの緊急解錠や訪問者の連絡先を登録しておくことで、訪問者への緊急連絡も可能です。
来訪者管理システムを選ぶための比較ポイント
ここでは、来訪者管理システムを選ぶための比較ポイントを解説します。費用だけでなく、紹介する観点からも比較し、後悔のないシステムを選びましょう。
必要な機能を搭載しているか
最近では、来訪者管理システムにはさまざまな機能を搭載できるようになっています。しかし、利便性向上のために不要な機能を搭載すると、コストが高額になる可能性があります。
そのため、来訪者管理システムを選ぶ前には、まずは自社の受付業務や来訪者管理における課題を解決するために必要な機能を洗い出すことが大切です。
自社に合った通知機能があるか
来訪者管理システムからの訪問者通知を見逃してしまうと、訪問者を待たせてしまう可能性があります。そのため、自社に合った通知機能の有無は、比較する際の重要な要素の一つです。
一般的な通知方法には、メールや電話、ビジネスチャットツール、システムのアプリなどがあります。例えば、自社ですでに主流になっているツールがある場合には、来訪者管理システムと連携可能かどうかを確認することがおすすめです。
十分なセキュリティ対策がされているか
来訪者管理システムには、従業員や訪問者などのさまざまな情報を管理することから、十分にセキュリティ対策が取られているかどうかを確認しましょう。
サポート体制は充実しているか
来訪者管理システムを導入する際には、提供メーカーのサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。
例えば、導入時における初期設定の代行やマニュアル作成、電話によるサポート受付などが挙げられます。スムーズに運用を開始できるように、寄り添った対応をしてくれる提供メーカーを選定しましょう。
セキュリティに関する機能を搭載した来訪者管理システムなら「VisitView」がおすすめ
来訪者管理システムは、自社の物理的・情報セキュリティを向上させるために導入されることが増えています。セキュリティに関する機能を搭載した来訪者管理システムをお求めの場合、「VisitView」の導入がおすすめです。
「VisitView」なら、来訪者の予約管理から入退館記録・認証・来訪ログの管理まで、一元化が可能です。
セキュリティに関する機能としては、セキュリティゲートとの連携機能や各施設にセキュリティゾーンを指定することで、案内施設に対応したカードの発行が可能な登録施設のゾーン管理などの機能を搭載しています。
来訪者管理システム「VisitView」について、詳しくはお気軽にお問い合わせください。
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