受付システムの費用相場とは？料金を左右する比較ポイントを解説

• 「受付システムの費用相場が知りたい」
• 「受付システムの費用は、どういったサービスによって異なるのか知りたい」

など、受付システムを導入する際、多くの担当者が気になるポイントが費用相場でしょう。提供メーカーによって機能やサポート内容などの違いがあるため、自社の予算に適した受付システムを選ぶことは重要です。

 

本記事では、受付システム「VisitView」を提供する弊社の知見を活かし、受付システムの費用相場や費用を左右するポイント、費用以外の比較ポイントを解説します。ぜひ、受付システムを選定する際の参考にしてください。

受付システムとは

受付システムとは、受付担当者が行っていた受付業務を、タブレットやロボットなどを設置して受付業務改善につなげるシステム(有人の場合もあるため)です。

 

大手企業では、受付業務を行う担当部署を設けていることもありますが、中小企業や小規模企業においては、受付業務のためだけに人材を配置する余裕がない企業の方が多いでしょう。

 

そのため、多くの企業においては出入り口に内線電話を設置し、訪問者が担当者に直接連絡してもらう形式が一般的です。

 

しかし、この場合には「担当者不在の場合に対応が遅れる」「飛び込み営業や自分に関係ない訪問者の対応までしなければならない」などの課題が問題視されるようになってきたこともあり、受付システムを導入する企業が増えています。

導入するメリット

受付システムを導入することで、以下のようなメリットを享受できます。

• 受付業務の削減により、業務効率化・生産性向上につながる
  受付システムを導入することで、担当者やその他従業員が対応する手間がなくなります。
  一度の対応にかかる時間や手間は少なくても、１日に何度も対応する場合にはその都度業務を中断しなければならず、集中力も途切れてしまうでしょう。
  そのため、来訪者対応がなくなることにより、業務効率化や生産性向上が期待できます。また、受付部署を設置している場合、人件費削減やオフィスの省スペース化につながります。

 

• 来訪者情報を管理できる
  来訪者情報をシステム上で一元管理できるようになり、必要な情報へのアクセスをスピーディーに実施できます。予約の重複や予約漏れといったミスの防止にも役立つでしょう。

 

• セキュリティ対策につながる
  訪問者と対面せずに対応できるため、不審者やアポイントのない訪問者の侵入防止につながります。
  最近では、顔認証システムを搭載できるタイプやセキュリティゲートと連携できるタイプなど、セキュリティ強化を重視した受付システムも提供されています。

 

受付システムの種類・機能の詳細は、以下の記事をご覧ください。

関連記事： 受付システムとは？メリットや種類・機能と3つの比較ポイント

受付システムの費用相場

受付システムを導入するには、初期費用だけでなくランニングコスト（月額費用）がかかることが一般的です。ここでは、初期費用とランニングコストの費用相場を解説します。

初期費用

受付システムの初期費用の相場は、無料～数十万円です。
一般的な受付システムであれば初期費用無料の場合が多いですが、AI搭載のシステムや受付ロボットなどを導入する場合には、10万円を超える可能性があります。

ランニングコスト

受付システムのランニングコストの相場は、月額約3,000円～3万円です。
のちほど解説しますが、企業の規模や受付システムの機能性などによって、ランニングコストは大きく異なります。

 

例えば、安価なプランの場合には利用できる機能に制限があるなどの可能性があります。しかし、ランニングコストは毎月かかるものなので、コストパフォーマンスに優れたシステムを導入することが大切です。

受付システムの料金を左右するポイント

ここでは、受付システムの料金を左右するポイントを解説します。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型かによって、大きく導入コストが異なります。

• クラウド型
  クラウド型とは、インターネットを通じてサービスを提供するタイプの受付システムです。サーバーやインフラを自社で管理する必要がないため、初期費用や運用負担を抑えられます。

 

• オンプレミス型
  オンプレミス型とは、自社でシステムを設置し、運用・保守を自力で行うタイプの受付システムです。サーバーやインフラを自社で構築するため、自社でカスタマイズやセキュリティ性能などをコントロールできる一方、初期費用が高額になります。

搭載する機能数

受付システムに搭載する機能が多くなると、その分かかる費用も高額になります。

 

そのため、最近の受付システムの料金プランでは、基本的な受付機能を搭載した「基本プラン」をベースとして、利便性を向上させるための機能を搭載したプランなど、複数の料金プランを用意している提供メーカーが増えています。

端末の数

受付システムを運用するのに必要な端末の数によって、費用が大きく変わります。つまり、規模が大きい企業で受付機を複数設定する必要がある場合には、費用も高額になる可能性があるでしょう。

サポート内容

受付システムを導入する際、従来の業務プロセスと異なる体制を構築する必要があるため、導入直後は混乱する可能性があります。

そのため、提供メーカーの多くは初期設定から運用定着までにおいて豊富な有償サポート体制を用意しています。

例えば、よくある有償サポートには電話サポートや設定代行、マニュアル作成などが挙げられます。

費用以外の受付システムを比較・選定するポイント

ここまで受付システムの費用面について解説してきましたが、「費用が安い」というだけでシステムを選んでしまうと、期待した効果が得られない可能性があります。

そこで、ここでは費用以外で受付システムを比較・選定するポイントを解説します。

必要な機能を搭載しているか

まずは自社の受付システムを導入する目的や現在の課題を分析して、必要な機能を明確にしましょう。

 

例えば、「セキュリティを強化したい」という場合には、「来訪者記録管理」や「案内施設の指定」「IPアドレス制限」などの機能が搭載されているかどうかを確認する必要があります。

自社に適したタイプのシステムか

提供メーカーによって、システムの特色は異なります。
例えば、「小規模企業向け・スモールスタート向きのタイプ」や「大規模施設向きのタイプ」、「セキュリティ性能に優れているタイプ」「拡張性に優れているタイプ」などが挙げられます。

 

そのため、各提供メーカーの受付システムの特徴をよく理解することが大切です。資料請求したり、提供メーカーに相談したりして、理解を深めるようにしましょう。

利用者が使用しやすいか

受付システムを使用する人の多くが、「はじめて受付システムに触る人」です。

 

そのため、自社の社員はもちろんのこと、はじめて訪問してきた人であっても簡単に操作できるかどうかは非常に重要な比較ポイントといえるでしょう。

 

無料トライアルやデモによる機能体験を行っている提供メーカーもあるため、導入前に確認してみることがおすすめです。

セキュリティに優れているか

受付システムにおけるセキュリティ性とは、以下の2つの側面から考える必要があります。

 

• 受付システムに蓄積されている訪問者の個人情報などの機密性の高いデータが、流出・漏えいしないような措置が取られているか
• 訪問者のアクセス制御を行い、不審者の侵入を防止できるか

 

つまり「受付システムそのもののセキュリティ性能が優れているか」と、「受付システムを導入することによってセキュリティ対策を向上できるか」といえます。この両面を満たす受付システムかどうかを見極めることがおすすめです。

コストパフォーマンスに優れた受付システムなら「VisitView」がおすすめ

受付システムを導入することで、受付にかかる人件費や機器、スペースのコストを低減し、業務効率化が期待できます。その際には、高いコストパフォーマンスを誇る受付システム「VisitView」の導入がおすすめです。

 

「VisitView」なら、来訪者の予約管理から入退館記録・認証・来訪ログの管理まで、一元化が可能です。

 

KIOSK端末によるゲストカード（ICカード）やQRチケットの発行にも対応しており、オフィスセキュリティの対策を行いながら来訪者受付の無人化も実現できます。

 

有人受付とセキュリティゲートの併用やテレビ電話受付ができるほか、エレベーターや施設予約との連携ができるのも特徴です。機能面で拡張性が高くコスト効果を実感頂いているクライアントが多く、継続率は約８割を超えております。

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